Program za vođenje delovodne knjige - Delovodnik

Automatizujte poslovanje kancelarije.

U praksi svake firme, ali i njenih sektora je da u svom okviru vode dnevnik korespodencije, odnosno svih dokumenata koja ulaze ili izlaze iz firme ili sektora. Olakšajte sebi evidenciju i pregled svih dokumenata uz naš poseban program.

PREUZMITE DEMO
UPUTSTVO
  • Delovodnik je aplikacija u kome se mogu zavoditi svi odlazni, kao i dolazni dokumenti. Delovodnik je proširen podacima koji se tiču knjige ulaznih i knjige izlaznih računa, kao i mogućnošću unosa skeniranih originalnih dokumenata, ili dokumenata nastalih elektronskim putem u delovodnik.
  • U dokumente spadaju knjigovodstvena dokumenta (najčešće računi, knjižna odobrenja/zaduženja, IOS-i), poslovna pisma, faks-ovi, zapisnici, molbe, zahtevi, obaveštanja, ugovori i sl.
  • Svi dokumenti se čuvaju u fajlovima/registratorima po arhivskim pravilima (neka dokumenta se čuvaju trajno, neki na određeni period, neka ne i sl.). Arhiva mora biti ažurirana hronološkim redom pristizanja i slanja dokumenata. Za ove potrebe pomoć Vam može pružiti naš program Delovodnik.

Šifarnici i šifre

U programu možete definisati sledeće šifre kako bi evidencija podataka u delovodnu knjigu bila brža, efikasnija i doslednija:
  • Vrste delovodnika
  • Vrste dokumenata
  • Načini dostave
  • Organizacione jedinice u okviru firme
  • Lica na koja glase dokumenta
  • Firme ili organizacije koje dostavljaju ili kojima se dostavljaju dokumenta

    • Evidencija prijema dokumentacije

    Prilikom prijema dokumenta unosi se sledeći podaci:
  • Delovodni broj - Broj delovodnika
  • Datum prijema
  • Kratak opis dokumenta
  • Pošiljalac odnosno primalac u zavisnosti da li je dokument poslat ili primljen
  • Mesto pošiljaoca
  • Lice na koje je dokument naslovljen, ako je to naznačeno
  • Vrsta dokumenta, npr. ugovor, račun i sl.
  • Način dostave dokumenta; poštom, faksom, mejlom

    • Cirkulacija dokumenata

    Za dokumenta koja su uvedena u delovodnik moguće je pratiti njegovo kretanje - cirkulaciju u okviru firme ili ako su ustupljena van organizacije kroz modul Cirkulacija dokumenata, gde je moguće uvesti sledeće podatke:
  • Lice koje ustupilo dokument
  • Datum predaje
  • Datum određen za vraćanje dokumenta
  • Kratku napomenu
  • Lice koje je preuzelo dokument i koje je odgovorno za isti
    • 4

    Poslovanje uz pomoć programa Delovodnik

    Namenjen je za automatizaciju poslovanja kancelarije – sekretarskog poslovanja i radu komercijalista. Program sadrži adresar - imenik sa brojevima telefona, faksova i email adresama, delovodnik sa mogućnošću izrade dokumenata, kao i podsetnik koji obaveštava korisnika o planiranim poslovima, sastancima i slično.

    U slučaju da je dokument primljen elektonskom poštom ili smo dokument naknadno skenirani možemo izabrati-upisati putanju na disku i naziv pod kojim je dokument upisan i uvek ga vrlo brzo možemo videti u izvornom obliku.

    Nakon evidentiranja dokumenata u delovodnik moguć je ispis dostavne knjige po pravcima dokumentacije.

    Takodje moguće je odštampati i neku vrstu potvrde o predaji dokumenta tzv. revers.
    vrste_delovodnika

    Evidentiranje dokumentacije

    Sva ulazna, izlazna i interna dokumentacija može se zavoditi iz ovog programa. Pored evidencije dokumentacije, za svaki dokument navodi se kraći opis, određuje mu se vrsta i odredište (lice ili mesto gde se odlaže), kao i neke druge karakteristike. Za slučaj da dokument bude predat drugom licu, ovo se takođe prati iz programa i dvostruko potpisuje (dokument predao, dokument primio). Ovim se formira kartica kretanja dokumenta. Iz programa možete pogledati izgled dokumenta u originalu, kao i razne izveštaje o dokumentima, po raznim osnovama.

    Delovodnu knjigu možete pogledati za određeni period ili koristeći standarden opcije pretraživanja, sortiranja i filtriranja možete dobiti veći broj izveštaja.
    dokumentacija

    Ulazna i izlazna dokumenta

    Ulazna dokumentacija može se skenirati i vezati za određeni stav u knjizi ulazne dokumentacije. Kod pregleda raznih izveštaja klikom na taster može se pogledati skenirani dokument. Ovo može biti od velike pomoci u postizanju cilja kancelarije bez papira. Ulazna i izlazna dokumenta vode se po jedinstvenom broju koji se formira za svaki dan u formatu mmdd/broj dokumenta tog dana. Na ovaj način, ako imate sistemska ovalašćenja i ako mislite da Vam je to važno, možede ubaciti dokument na bilo koje mesto. Pored datuma, delovodnog broja, kome je upućen ili od koga je primljen dokument, možete uneti i kratak komentar. Takodje možete formirati i šifarnik lica kojima se neki dokument predaje ili mesta gde se čuva. Na ovaj način može se dobiti kartica kretanja nekog dokumenta.

    Isprobajte naš program besplatno!

    Registrujte se kako biste mogli da preuzmete demo verziju. Probajte besplatno jedan mesec bez ikakvih obaveza!

    Registracija traje 2 minuta.

    REGISTRUJTE SE