Program za vođenje delovodne knjige - Delovodnik

Automatizujte poslovanje kancelarije.

U praksi svake firme, ali i njenih sektora je da u svom okviru vode dnevnik korespodencije, odnosno svih dokumenata koja ulaze ili izlaze iz firme ili sektora. Olakšajte sebi evidenciju i pregled svih dokumenata uz naš poseban program.

PREUZMITE DEMO

UPUTSTVO

Delovodnik je aplikacija u kome se mogu zavoditi svi odlazni, kao i dolazni dokumenti. Delovodnik je proširen podacima koji se tiču knjige ulaznih i knjige izlaznih računa, kao i mogućnošću unosa skeniranih originalnih dokumenata, ili dokumenata nastalih elektronskim putem u delovodnik.
U dokumente spadaju knjigovodstvena dokumenta (najčešće računi, knjižna odobrenja/zaduženja, IOS-i), poslovna pisma, faks-ovi, zapisnici, molbe, zahtevi, obaveštanja, ugovori i sl.
Svi dokumenti se čuvaju u fajlovima/registratorima po arhivskim pravilima (neka dokumenta se čuvaju trajno, neki na određeni period, neka ne i sl.). Arhiva mora biti ažurirana hronološkim redom pristizanja i slanja dokumenata. Za ove potrebe pomoć Vam može pružiti naš program Delovodnik.

Poslovanje

Namenjen je za automatizaciju poslovanja kancelarije-sekretarskog poslovanja i radu komercijalista. Program sadrži adresar - imenik sa brojevima telefona, faksova i email adresama, delovodnik sa mogućnošću izrade dokumenata, kao i podsetnik koji obaveštava korisnika o planiranim poslovima, sastancima i slično.
Nakon evidentiranja dokumenata u delovodnik moguć je ispis dostavne knjige po pravcima dokumentacije.
Takodje moguće je odštampati i neku vrstu potvrde o predaji dokumenta tzv. revers.

Šifarnici i šifre

U programu možete definisati sledeće šifre kako bi evidencija podataka u delovodnu knjigu bila brža, efikasnija i doslednija:

Vrste delovodnika

Vrste dokumenata

Načini dostave

Organizacione jedinice u okviru firme

Lica na koja glase dokumenta

Firme ili organizacije koje dostavljaju ili kojima se dostavljaju dokumenta

Evidencija prijema dokumentacije

Prilikom prijema dokumenta unosi se sledeći podaci:

Delovodni broj - Broj delovodnika

Datum prijema

Kratak opis dokumenta

Pošiljalac odnosno primalac u zavisnosti da li je dokument poslat ili primljen

Mesto pošiljaoca

Lice na koje je dokument naslovljen, ako je to naznačeno

Vrsta dokumenta, npr. ugovor, račun i sl.

Način dostave dokumenta; poštom, faksom, mejlom

Elektronski prilozi

Ulazna i izlazna dokumenta vode se po jedinstvenom broju koji se formira za svaki dan u formatu mmdd/broj dokumenta tog dana. Na ovaj način, ako imate sistemska ovalašćenja i ako mislite da Vam je to važno, možede ubaciti dokument na bilo koje mesto.
Pored datuma, delovodnog broja, kome je upućen ili od koga je primljen dokument, možete uneti i kratak komentar. Takodje možete formirati i šifarnik lica kojima se neki dokument predaje ili mesta gde se čuva. Na ovaj način može se dobiti kartica kretanja nekog dokumenta.

Pretraga/sortiranje

Delovodnu knjigu možete pogledati za određeni period ili koristeći standardne opcije pretraživanja, sortiranja i filtriranja možete dobiti veći broj izveštaja.

U slučaju da je dokument primljen elektonskom poštom ili smo dokument naknadno skenirani možemo izabrati-upisati putanju na disku i naziv pod kojim je dokument upisan i uvek ga vrlo brzo možemo videti u izvornom obliku.

Cirkulacija dokumenata

Za dokumenta koja su uvedena u delovodnik moguće je pratiti njegovo kretanje - cirkulaciju u okviru firme ili ako su ustupljena van organizacije kroz modul Cirkulacija dokumenata, gde je moguće uvesti sledeće podatke:

Lice koje ustupilo dokument

Datum predaje

Datum određen za vraćanje dokumenta

Kratku napomenu

Lice koje je preuzelo dokument i koje je odgovorno za isti

CENA ZA DELOVODNU KNJIGU

OSNOVNA

120€^{godišnja licenca}

delovodna knjiga

Formiranje različitih šifarnika vrste i tipova dokumenata, načina dostave...
Program automatski čuva i pamti svako uneto mesto/grad bez prethodnog unošenja istih u šifarnik
Evidencija primljene, poslate i interne dokumentacije
Snimanje i čuvanje elektronskih priloga (pdf fajlova)
Mogućnost pregleda pdf priloga u bilo kom trenutku
Pretraga unetih dokumenata po svim poljima za unos podataka
Brz pregled svih unetih dokumenata po vrsti delovodnika