Softek - knjigovodstveni medicinski poslovni programi

Program za vođenje delovodne knjige - Delovodnik

U praksi svake firme ali i njenih sektora je da svom okviru vode dnevnik korespodencije, odnosno svih dokumenata koja ulaze ili izlaze iz firme ili sektora. U dokumente spadaju knjigovodstvena dokumenta (najčešće računi, knjižna odobrenja/zaduženja, IOS-i), poslovna pisma, faksovi, zapisnici, molbe, zahtevi, obaveštanja, ugovori i sl. Svi dokumenti se čuvaju u fajlovima/registratorima po arhivskim pravilima (neka dokumenta se čuvaju trajno, neki na određeni period, neka ne i sl.). Arhiva mora biti ažurirana hronološkim redom pristizanja i slanja dokumenata. Za ove potrebe pomoć vam može pružiti naš program Delovodnik.

Delovodnik je aplikacija u kome se mogu zavoditi svi odlazni, kao i dolazni dokumenti. Delovodnik je proširen podacima koji se tiču knjige ulaznih i knjige izlaznih računa, kao i mogućnošću unosa skeniranih originalnih dokumenata, ili dokumenata nastalih elektronskim putem u delovodnik.

U programu možete definisati sledeće šifre kako bi evidencija podataka u delovodnu knjigu bila brža, efikasnija i doslednija:

  • Vrste delovodnika
  • Vrsta dokumenate
  • Načini dostave
  • Organizacione jedinice u okviru firme
  • Lica na koja glase dokumenta
  • Firme ili organizacije koje dostavljaju ili kojima se dostavljaju dokumenta

Prilikom prijema dokumenta unosi se sledeći podaci:

  • Delovodni broj - Broj delovodnika
  • Datum prijema
  • Kratak opis dokumenta
  • Pošiljalac odnosno primalac u zavisnosti da li je dokument poslat ili primljen
  • Mesto pošiljaoca
  • Lice na koje je dokument naslovljen, ako je to naznačeno
  • Vrsta dokumenta, npr. ugovor, račun i sl.
  • Način dostave dokumenta; poštom, faksom, mejlom

U slučaju da je dokument primljen elektornsom poštom ili smo dokument naknadno skenirani možemo izabrati-upisati putanju na dusku i nazvi pod kojim je dokument upisan i uvek ga vrlo brzo možemo videti u izvornom obliku.

Namenjen je za automatizaciju poslovanja kancelarije – sekretarskog poslovanja i radu komercijalista. Program sadrži adresar-imenik sa brojevima telefona, faksova i email adresama, delovodnik sa mogućnošću izrade dokumenata, kao i podsetnik koji obaveštava korisnika o planiranim poslovima, sastancima i slično.

Nakon evidentiranja dokumenata u delovodnik moguć je ispis dostavne knjige po pravcima dokumentacije.

Za dokumenta koja su uvedena u delovodnik moguće je pratiti njegovo kretanje-cirkulaciju u okviru firme ili ako su ustupljena van organizacije korz moduo Cirkulacija dokumenata gde je moguće uvesti sledeće podatke:

  • Liec koje ustupilo dokument
  • Datum predaje
  • Datum određen za vraćanje dokumenta
  • Kratku napomenu
  • Lice koje je preuzelo dokument i koje je odgovorno za isti

Takodje moguće je odštampati i neku vrstu potvrde o predaji dokumenta tzv. revers.

Sva ulazna, izlazna i interna dokumentacija može se zavoditi iz ovog programa. Pored evidencije dokumentacije, za svaki dokument navodi se kraći opis, određuje mu se vrsta i odredište (lice ili mesto gde se odlaže), kao i neke druge karakteristike. Za slučaj da dokument bude predat drugom licu, ovo se takođe prati iz programa i dvostruko potpisuje (dokument predao, dokument primio). Ovim se formira kartica kretanja dokumenta. Iz programa možete pogledati izgled dokumenta u originalu, kao i razne izveštaje o dokumentima, po raznim osnovama.

Ulazna dokumentacija može se skenirati i vezati za određeni stav u knjizi ulazne dokumentacije. Kod pregleda raznih izveštaja klikom na taster može se pogledati skenirani dokument. Ovo može biti od velike pomoci u postizanju cilja kancelarije bez papira.

Ulazna i izlazna dokumenta vode se po jedinstvenom broju koji se formira za svaki dan u formatu mmdd/broj dokumenta tog dana. Na ovaj način, ako imate sistemska ovalašćenja i ako mislite da vam je to važno, možede ubaciti dokument na bilo koje mesto. Pored datuma, delovodnog broja, kome je upućen ili od koga je primljen dokument, možete uneti i kratak komentar. Takodje možete formirati i šifarnik lica kojima se neki dokument predaje ili mesta gde se čuva. Na ovaj način može se dobiti kartica kretanja nekog dokumenta

Delovodnu knjigu možete pogledati za određeni period ili koristeći standarden opcije pretraživanja, sortiranja i filtriranja možete dobiti veći broj izveštaja.



Zašto Vaši prijatelji i poslovni partneri ne bi videli ovo? Podelite to sa njima.